Recebi intimação da Receita Federal: o que fazer agora

Leia a intimação inteira hoje, anote a data de ciência e descubra o que está sendo pedido: um documento, um esclarecimento ou o pagamento de um valor lançado. Se for um auto de infração, o prazo para impugnar é de 20 dias úteis a partir da ciência. Separe os documentos do período citado e leve tudo a um contador antes de responder.

O que a intimação está pedindo

Nem toda intimação é uma cobrança. Muitas vezes a Receita só pede que a empresa apresente livros, notas ou explicações sobre uma divergência entre o que declarou e o que terceiros informaram. Em outros casos ela já traz um lançamento de ofício, com imposto, juros e multa calculados. O caminho muda conforme o tipo, por isso o primeiro passo é ler o documento até o fim e identificar o período, o tributo e o que se pede.

Divergência costuma nascer de obrigação mal preenchida, como uma declaração que não bate com a escrituração. Entender a diferença entre obrigação principal e acessória ajuda a ver se o problema é o imposto em si ou a informação enviada ao fisco.

Como contar o prazo

O prazo começa na ciência, e não no dia em que alguém abriu o e-mail. Pelo artigo 23 do Decreto 70.235/1972, quando a intimação é feita por meio eletrônico, a ciência ocorre 15 dias depois da data registrada no domicílio tributário eletrônico, ou antes disso, na data em que a empresa consultar a mensagem.

Se a intimação traz uma exigência, a impugnação deve ser apresentada no prazo de 20 dias úteis contados da intimação, conforme o artigo 15 do mesmo decreto, na redação dada pela Lei Complementar 227/2026. Intimações para apresentar documentos durante uma fiscalização trazem o prazo no próprio termo, e ele precisa ser cumprido ou ter a prorrogação pedida por escrito.

Passo a passo do que fazer

Registre a data de ciência: é ela que define até quando a empresa pode responder.
Identifique o pedido: documento, esclarecimento ou exigência de pagamento.
Reúna o período citado: notas, livros, declarações entregues, extratos e guias pagas.
Confira se a cobrança procede: compare o que foi declarado com a escrituração e com o que terceiros informaram.
Decida o caminho: atender ao pedido, pagar ou parcelar o que procede, ou impugnar o que não procede, com argumentos e provas.
Protocole dentro do prazo: a resposta sai pelos canais da Receita Federal, com cópia de tudo que foi entregue.

Esse trabalho costuma fazer parte da regularização das pendências fiscais, que levanta o que está em aberto antes de responder.

O que acontece se perder o prazo

Quando a exigência não é impugnada no prazo, o valor lançado se torna definitivo na esfera administrativa e segue para cobrança. Nos lançamentos de ofício por falta de pagamento, falta de declaração ou declaração inexata, a multa prevista no artigo 44, inciso I, da Lei 9.430/1996 é de 75% sobre o imposto, além dos juros. Depois disso vêm a inscrição em dívida ativa e a dificuldade de obter certidão negativa.

Também não adianta corrigir por conta própria depois da intimação esperando o benefício da denúncia espontânea. O parágrafo único do artigo 138 do Código Tributário Nacional diz que não é espontânea a denúncia apresentada depois do início de procedimento de fiscalização ligado à infração.

Erros comuns e documentos para separar

Esperar o e-mail chegar: a ciência eletrônica corre mesmo sem leitura.
Responder sem conferir: uma resposta com números diferentes da escrituração cria nova divergência.
Pagar sem verificar: parte do valor pode não ser devida e merecer impugnação.
Documentos: a intimação, as declarações do período, livros contábeis e fiscais, notas de entrada e saída, extratos e comprovantes de pagamento.

Uma rotina de compliance tributário reduz a chance de a mesma divergência voltar no ano seguinte.

Quando vale pedir mais prazo

Em intimações para apresentar documentos durante uma fiscalização, quando o volume é grande ou parte dos papéis está com terceiros, é possível pedir prorrogação por escrito, explicando o motivo. O pedido precisa ser feito antes do vencimento, e o ideal é protocolar o que já está pronto e indicar o que falta.

Como a VGR ajuda

A unidade da VGR em São Paulo lê a intimação com você, confere o período citado contra a contabilidade e prepara a resposta ou a impugnação com os documentos de suporte. Não há promessa de resultado: o que se garante é a análise técnica e a entrega dentro do prazo combinado com você. Se preferir, fale com um escritório de contabilidade em São Paulo antes de responder qualquer coisa. Para ver outras situações que pedem um contador, volte ao índice.

Perguntas frequentes

Quanto tempo tenho para responder uma intimação da Receita Federal?

Se for uma exigência de crédito tributário, o prazo para impugnar é de 20 dias úteis contados da intimação, pelo artigo 15 do Decreto 70.235/1972, na redação da Lei Complementar 227/2026. Pedidos de documentos durante uma fiscalização trazem o prazo no próprio termo.

Quando começa a contar o prazo da intimação eletrônica?

Pelo artigo 23 do Decreto 70.235/1972, a ciência ocorre 15 dias depois da data registrada no domicílio tributário eletrônico, ou antes, se a empresa consultar a mensagem.

Posso corrigir a declaração depois de intimado e evitar a multa?

Em regra, não. O artigo 138 do Código Tributário Nacional exclui a espontaneidade quando já começou procedimento de fiscalização ligado à infração.

Qual a multa se a Receita lançar o imposto de ofício?

Nos casos de falta de pagamento, falta de declaração ou declaração inexata, a multa do artigo 44, inciso I, da Lei 9.430/1996 é de 75% sobre o imposto, além dos juros.

Preciso de contador para responder uma intimação?

A lei não obriga, mas a resposta depende de conferir a escrituração e as declarações do período. Um contador ajuda a evitar respostas que criem nova divergência.

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Fontes oficiais

Planalto, Decreto 70.235/1972, Planalto, Lei 9.430/1996, Planalto, Código Tributário Nacional

Material informativo, não substitui a análise do seu caso. Atualizado em outubro de 2026. Revisão técnica de Vagner Aparecido Florentino em 18 de outubro de 2026.