Como funciona a apuração de impostos da empresa

Apurar imposto é o cálculo periódico do quanto a empresa deve de tributos, com base nas suas receitas, nas notas fiscais e nas regras do regime tributário em que ela está enquadrada. No Simples Nacional isso acontece todo mês pelo PGDAS-D. No Lucro Presumido e no Lucro Real, tributos como PIS, COFINS, ICMS e ISS seguem o ciclo mensal, enquanto IRPJ e CSLL costumam ser trimestrais. Este guia é para donos de pequenas e médias empresas que querem entender esse ciclo e por que a organização dos documentos define o valor apurado.

O que é apurar imposto

Apurar imposto é medir, dentro de um período, quanto a empresa deve pagar de cada tributo. O cálculo parte das operações do negócio, como vendas, prestação de serviços e compras, e aplica sobre elas as regras do regime tributário escolhido. O resultado é um valor a recolher e, junto dele, uma declaração que informa ao fisco como esse número foi formado.

A palavra apuração aparece muito na rotina fiscal porque quase todo tributo tem um período próprio de cálculo. Alguns são mensais, outros trimestrais, outros anuais. Em cada fechamento, o contador reúne as informações do período, calcula o que é devido, gera a guia de pagamento e transmite a obrigação acessória correspondente.

A apuração é a parte prática de um trabalho maior de organização fiscal. Ela se apoia em cadastros corretos, notas fiscais bem emitidas e registros conferidos. Para ver o quadro completo de como esse controle funciona, vale ler o pilar sobre contabilidade fiscal e tributária, que explica o que a área controla e por que os cadastros importam tanto.

O regime tributário define como a apuração acontece

Não existe uma forma única de apurar imposto no Brasil. O jeito de calcular, os tributos envolvidos e a periodicidade mudam conforme o regime em que a empresa está enquadrada. Por isso, entender a apuração começa por saber em qual dos três regimes o negócio se encaixa.

Simples Nacional: regime unificado para micro e pequenas empresas, em que vários tributos entram em uma única guia mensal, calculada com base na receita bruta.
Lucro Presumido: regime em que o lucro para fins de IRPJ e CSLL é estimado por um percentual da receita, e os demais tributos são apurados separadamente.
Lucro Real: regime em que IRPJ e CSLL incidem sobre o lucro efetivo apurado na contabilidade, com apuração mais detalhada e maior número de controles.

Este guia foca em como cada regime apura os impostos no dia a dia. A decisão sobre qual regime adotar é outro tema, com critérios próprios de margem, faturamento e atividade, tratado no comparativo entre Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real. Aqui o objetivo é entender o ciclo de cálculo dentro do regime que a empresa já usa.

Apuração no Simples Nacional pelo PGDAS-D

No Simples Nacional, a apuração é mensal e concentrada em um único sistema. A empresa informa a receita bruta do mês no Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional Declaratório, o PGDAS-D, disponibilizado pela Receita Federal no portal do regime.

A partir da receita declarada e do anexo em que a atividade se enquadra, o próprio sistema calcula o valor devido e gera o Documento de Arrecadação do Simples Nacional, o DAS. Essa guia reúne em um só pagamento tributos que, em outros regimes, seriam recolhidos separadamente, como IRPJ, CSLL, PIS, COFINS e, conforme a atividade, ICMS ou ISS.

A apuração precisa ser feita e transmitida todo mês, mesmo quando não houve faturamento. Nesse caso, a receita é declarada como zero. Segundo o portal do Simples Nacional, a apuração no PGDAS-D e o pagamento do DAS têm vencimento no dia 20 do mês seguinte ao período apurado. A escolha entre reconhecer a receita pelo regime de caixa ou de competência é feita uma vez por ano e vale para todo o ano-calendário.

Mesmo sendo um regime simplificado, o cálculo depende de informar a receita no anexo certo e separar atividades quando a empresa tem mais de uma. Erro nessa classificação muda o valor do DAS. Por isso, a apuração do Simples também exige conferência, não apenas o preenchimento automático.

Apuração no Lucro Presumido e no Lucro Real

Fora do Simples, a empresa não tem uma guia única. Cada tributo é apurado por sua própria regra e no seu próprio prazo, o que exige um controle mais detalhado do calendário fiscal. Os tributos mais comuns nesses regimes são PIS, COFINS, IRPJ, CSLL e, conforme a atividade, ICMS ou ISS.

PIS e COFINS costumam ser apurados mês a mês sobre o faturamento. O ICMS, tributo estadual sobre circulação de mercadorias, e o ISS, tributo municipal sobre serviços, também têm apuração mensal, cada um com regras da respectiva secretaria de fazenda ou prefeitura. Na venda a consumidor final de outro estado, a apuração inclui ainda o DIFAL de ICMS. Já IRPJ e CSLL têm ciclo próprio, ligado ao lucro.

No Lucro Presumido, IRPJ e CSLL são apurados por trimestre. A base de cálculo é presumida, ou seja, obtida aplicando um percentual sobre a receita bruta do trimestre, percentual que varia conforme a atividade. No Lucro Real, esses mesmos tributos incidem sobre o lucro efetivo apurado na contabilidade e a apuração pode ser trimestral ou anual, com recolhimentos mensais por estimativa. A alíquota base do IRPJ é de quinze por cento, com adicional de dez por cento sobre a parcela do lucro que ultrapassa o limite legal no período, conforme a Receita Federal, e esses percentuais precisam ser confirmados para cada caso concreto.

Além de calcular e pagar, a empresa declara esses tributos em obrigações acessórias, como a DCTFWeb, que confessa os débitos apurados. Organizar esse conjunto de prazos é parte central da rotina de contabilidade fiscal e tributária, que evita atraso, multa e recolhimento em valor errado.

Regime cumulativo e não cumulativo em linhas gerais

Ao apurar PIS e COFINS fora do Simples, a empresa pode estar em um de dois regimes de incidência, e essa diferença muda bastante o cálculo. Entender a lógica ajuda a ler a própria apuração.

Regime cumulativo: aplicado em regra às empresas do Lucro Presumido. O tributo incide sobre o faturamento sem gerar créditos pelas compras. As alíquotas são menores, mas não há abatimento de valores pagos nas etapas anteriores.
Regime não cumulativo: aplicado em regra às empresas do Lucro Real. As alíquotas são maiores, porém a empresa pode descontar créditos sobre determinadas compras, custos e despesas admitidas em lei, num modelo de débitos menos créditos.

A ideia da não cumulatividade é evitar que o mesmo tributo se acumule ao longo da cadeia. A empresa apura o que deve pelas vendas, apura os créditos a que tem direito pelas entradas e recolhe a diferença. A Receita Federal e as Leis 10.637 de 2002 e 10.833 de 2003 definem quais créditos são permitidos e trazem exceções, já que nem toda receita de empresa do Lucro Real segue a não cumulatividade.

Na prática, isso significa que no regime não cumulativo a qualidade dos documentos de entrada pesa direto no imposto. Uma nota de compra mal cadastrada pode fazer a empresa deixar de aproveitar um crédito legítimo. Essa é uma das razões pelas quais apuração e organização de documentos andam sempre juntas.

O papel dos documentos na apuração

A apuração é tão confiável quanto os dados que entram nela. Nenhum sistema calcula o imposto certo se as informações de origem estiverem incompletas ou erradas. Por isso, boa parte do trabalho fiscal acontece antes do cálculo, na conferência dos documentos.

Notas fiscais de saída: registram as receitas de venda e serviço que formam a base de cálculo dos tributos.
Notas fiscais de entrada: registram compras e despesas que, em regimes não cumulativos, podem gerar créditos a descontar.
Cadastro de produtos e serviços: classificações como NCM e código de serviço definem tributação, alíquotas e situação fiscal de cada item.
Comprovantes de retenção: valores já retidos por clientes ou tomadores que reduzem o imposto a recolher.

Quando esses documentos estão organizados, a apuração vira uma consolidação de informações já corretas. Quando não estão, o cálculo herda os erros, e a empresa paga a mais ou a menos, ambos os cenários com risco. Recolher a menos gera passivo e possível autuação. Recolher a mais é dinheiro que sai sem necessidade. Manter essa base em ordem é parte do trabalho de quem faz contabilidade em São Paulo para pequenas e médias empresas.

A apuração de impostos é uma etapa dentro de um trabalho contínuo de conformidade fiscal. Para entender como ela se conecta com cadastros, obrigações e conferências, vale explorar os demais conteúdos do blog de tributação. E quando a empresa quer tirar esse controle das costas e reduzir o risco de errar no cálculo, o passo seguinte é conhecer o serviço de contabilidade fiscal e tributária e organizar a apuração com quem faz isso todos os meses.

Perguntas frequentes

O que significa apurar impostos?

Apurar imposto é calcular, dentro de um período, quanto a empresa deve pagar de cada tributo. O cálculo parte das receitas e das operações do negócio e aplica as regras do regime tributário. O resultado é o valor a recolher e uma declaração que mostra ao fisco como esse número foi formado.

Como funciona a apuração no Simples Nacional?

No Simples Nacional a apuração é mensal e feita no PGDAS-D, sistema da Receita Federal. A empresa informa a receita bruta do mês, o sistema calcula o valor com base no anexo da atividade e gera o DAS, guia única que reúne vários tributos. A apuração e o pagamento vencem no dia 20 do mês seguinte, mesmo quando não houve faturamento.

Quais impostos a empresa apura no Lucro Presumido e no Lucro Real?

Nesses regimes não há guia única. PIS, COFINS e, conforme a atividade, ICMS ou ISS costumam ser apurados mês a mês. IRPJ e CSLL têm ciclo próprio: no Lucro Presumido são trimestrais, sobre base presumida da receita; no Lucro Real incidem sobre o lucro efetivo, com apuração trimestral ou anual. Os valores exatos dependem da atividade e devem ser confirmados a cada caso.

Qual a diferença entre regime cumulativo e não cumulativo?

No regime cumulativo, comum no Lucro Presumido, PIS e COFINS incidem sobre o faturamento com alíquotas menores e sem gerar créditos pelas compras. No regime não cumulativo, comum no Lucro Real, as alíquotas são maiores, mas a empresa pode descontar créditos sobre determinadas compras e despesas admitidas em lei. Há exceções previstas na legislação.

Por que os documentos fiscais influenciam o valor do imposto?

Porque a apuração usa os dados das notas fiscais e dos cadastros para calcular o tributo. Notas de saída formam a base de cálculo, notas de entrada podem gerar créditos e a classificação de cada item define a tributação. Documento errado ou mal cadastrado leva a empresa a pagar a mais ou a menos, os dois com risco.

Preciso apurar imposto mesmo sem faturamento no mês?

No Simples Nacional, sim. A apuração no PGDAS-D deve ser transmitida todos os meses, e quando não houve receita o valor é declarado como zero. Nos demais regimes, as obrigações acessórias também seguem calendário próprio, então o acompanhamento mensal continua necessário mesmo em meses sem movimento.

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Fontes oficiais

Receita Federal, Portal do Simples Nacional, cálculo e declaração (PGDAS-D), Governo Federal, Receita Federal, PIS/Pasep e Cofins, regimes de incidência cumulativa e não cumulativa

Material informativo, não substitui a análise do seu caso. Atualizado em julho de 2026. Revisão técnica de Vagner Aparecido Florentino em 20 de julho de 2026.